Las empresas hoy más que nunca necesitan conocer a sus públicos internos y comunicarse con ellos. Para ello, se elaboran diversas estrategias que están alineadas con los objetivos del negocio y se utilizan diferentes herramientas para su difusión. Las organizaciones poco a poco han ido accediendo a la transformación digital; la cual ha cambiado y potenciado los medios a través de los cuales las personas se comunican internamente.
Según, Rafael Muñiz González; Presidente del Foro Internacional de Marketing: “La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar resultados”.
A medida que van creciendo las organizaciones, van requiriendo del desarrollo de diferentes formas de mantenerse en contacto con su personal. Para ello, disponen de herramientas de comunicación clásicas que se han mantenido en el tiempo y de otros medios tecnológicos que facilitan las interacciones entre ellos.
Las comunicaciones internas: Incentivando el compromiso de los empleados
- Carteleras:
Consiste en una vitrina, tablero o pizarra ubicada en los lugares de mayor tránsito; donde se colocan carteles con información de interés para el personal. Como por ejemplo: Cambios en los turnos de trabajo, fechas de suspensión de labores, nuevas personas que ingresan a la organización, lista de empleados destacados, cursos / talleres de capacitación e invitaciones a actividades sociales organizadas por la empresa; entre otros. Ésta es una de las herramientas de comunicación más comunes, por lo que el éxito de este medio puede depender de los siguientes factores: Ubicación en los lugares de mayor tránsito; contenido atrayente, renovación continua; claridad y brevedad de los mensajes emitidos.
- Mensajes personales:
Son comunicaciones que se realizan con la finalidad de: Felicitar a la persona por su cumpleaños, boda, nacimiento de un hijo, ascensos profesionales u otros logros. Estos mensajes para que sean más apreciados por los empleados, es recomendable que sean personalizados y firmados por su superior inmediato o autoridad dentro de la empresa.
- Boletín:
Generalmente, es de carácter mensual y en él se informa sobre las actividades más relevantes de la empresa. También, puede contener tips para la mejora de procesos o mensajes motivacionales para el personal.
En este sentido, Microsoft potencia estos medios de comunicación clásicos a través de su suite Office con múltiples programas que permiten elaborar estos anuncios con una apariencia profesional. Así como también, pone a disposición de las organizaciones: Exchange; donde se pueden configurar cuentas de correo corporativas para su envío y recepción, de una forma segura y desde cualquier lugar de trabajo.
- Chat empresarial:
Es una herramienta de colaboración, que busca facilitar la comunicación entre personas de una misma área o departamento. Microsoft Teams, proporciona un centro de trabajo en equipo basado en chats que pueden ser privados o públicos; donde se pueden publicar correos electrónicos en la conversación y programar reuniones grupales.
- Red social interna:
Permite tener acceso a la información, conectarse y colaborar con el personal de toda la empresa. Microsoft Yammer brinda un espacio de trabajo discutir ideas, compartir actualizaciones e intercambiar respuestas con los compañeros de trabajo; facilitando las interacciones para incrementar la productividad de todo el equipo.
- Videoconferencias:
Potencia la comunicación cara a cara; estableciendo conexión en tiempo real desde cualquier lugar. Para ello, Microsoft ofrece Skype Empresarial; el cual es una plataforma para realizar llamadas, compartir documentos y realizar reuniones en línea.
- Intranet:
Es una red informática privada donde publicar información de valor para la empresa. Con Microsoft SharePoint, se podrá crear fácil y rápidamente una intranet que permita la gestión eficiente del conocimiento de las organizaciones; simplificando cómo las personas colaboran, encuentran y comparten la información.
Prozess Group, como socio de negocios de Microsoft, ayuda a las empresas a adquirir las licencias originales de sus productos y las asesora para que puedan incrementar su productividad y competitividad. Para más información sobre el licenciamiento; haga clic aquí: http://www.prozessgroup.com/licenciamiento-microsoft/
Escrito por:
Jhuliana Uzcátegui Camacho
Consultora de Gestión del Cambio
Prozess Group
Fuentes de consulta:
*Libro: Comunicación Corporativa, autor: Cees Van Riel, 1997, p. 26
*Libro: Comunicación Corporativa, autor: Dilcia Cañizales Cañizales, El Nacional, 2009
*Tesis: Instrumentos y medios clásicos de la comunicación interna, Francisco Fernández Beltrán, http://www.tesisenred.net/bitstream/handle/10803/10464/07_mediosclasicos.pdf?sequence=8
* Página Web de productos de Microsoft Office para empresas: https://products.office.com/es-es/products?tab=O-business
* Marketing del siglo XXI. 5° Edición, capítulo 9: La comunicación dentro del marketing, sección: La comunicación interna, autor: Rafael Muñiz, http://www.marketing-xxi.com/la-comunicacion-interna-119.htm
