La Corporación Acme es un conglomerado donde producen una gama de productos imaginables, sin importar la elaboración ni la extravagancia de los mismos. La mayoría son productos de mala calidad y tienden a fallar, aunque estos problemas son atribuidos al mal uso del comprador 1.
Ellos quieren aplicar Control de Calidad, específicamente en la subsidiaria que desarrolla explosivos, recientemente tuvieron un accidente laboral en el Almacén de materia prima, por el cual se mantiene paralizada. Para ésto han contratado los servicios de la Consultora ATOMOS 2, certificada en la metodología NUCLEAR 3, reconocimiento internacional por sus estrictos controles de calidad.
Una de las necesidades urgentes de Acme es revisar y actualizar sus controles de calidad en toda la cadena de valor (Abastecimiento, Operaciones, Marketing y Ventas, Servicio). Para ésto ATOMOS necesita hacer un diagnóstico de con la finalidad de hacer un presupuesto para el proyecto en TIEMPO, COSTO y ALCANCE.
El segundo requisito de Acme es que para poder reiniciar operaciones necesita que en el primer mes, luego de haber firmado un contrato, el área de almacén se encuentre operativo y así restablecer el funcionamiento de la empresa. De manera paralela, continuar con las demás áreas en la actualización de los controles de calidad.
Es con este segundo requisito donde la consultora ATOMOS tiene una dificultad, y es que al trabajar con metodología tradicional, ellos necesitan hacer el diagnóstico y levantamiento de situación actual de todos los procesos de la cadena de valor (de dos a tres meses). Luego de entender la situación actual, por ambas partes, vendrán las propuestas, aprobación y diseños de nuevos procesos (dos a tres meses más). Posteriormente la normalización y su implantación con todo el entrenamiento del personal (tres a cuatro meses mas). Cómo podrán ver, Acme podrá tener efectivamente un nuevo proceso con sus normas y procedimientos implantados luego de ocho meses, tiempo por el cual no está dispuesto a esperar y firmar un contrato.
Rápidamente ATOMOS tomó cartas en el asunto contratando a un Scrum Master (SM, no es Súperman ;D); ellos anteriormente se habían topado con este tipo de requerimiento y no volverían a perder otra oportunidad, reconociendo que a través del marco de trabajo Scrum el propósito final es responder al cliente en períodos de tiempo breves con un producto/servicio funcionando.
Luego que el SM conversara con los consultores involucrados (ATOMOS) y los interesados (Acme) sobre los valores, principios ágiles y el propósitos de Scrum; se logró un acuerdo de entregar al final del primer mes (Sprint) los subprocesos más importantes para poder reiniciar los procesos operativos de Acme definidos por el Gerente de Operaciones (PO, Dueño del Producto). Cuando se decidió entregar se estaba hablando de Definición de Hecho (subprocesos actualizados, normalizados, implementados y operativos).
Para ésto el SM organizó un Incepción Ágil para tener una visión común de los objetivos del negocio y de los usuarios. Preguntando ¿Qué podemos entregar operativamente en un mes (Sprint)? hizo entrar en contexto a todos los participantes, buscando definir un objetivo común y tener claridad de los componentes esenciales del MVP (mínimo producto viable); en este caso, que subprocesos de la cadena eran los necesarios para restablecer la continuidad operativa de la sucursal de Acme.
Como resultado del incepción y luego de haber realizado el siguiente comparativo:
Proceso > Subprocesos > Actividades > Tareas
Para decir que es equivalente:
Tema > Épicas > Historias de Usuario > Tareas
Entonces,
Actividad +/- = Historia de Usuario
como también lo sería un
Responsable +/- = Usuario
Ésto tiene como propósito establecer un Mapa de Historias de Usuarios y a partir de ésto poder construir la Pila de Productos con todos los participantes de la incepción, generando compromisos y responsabilidades de ambas partes.
Este cambio en la forma de trabajar trajo como consecuencia que los consultores de ATOMOS trabajaran más integrados, y no cada uno en su etapa del proyecto haciendo de la colaboración su arma principal para poder resolver los inconvenientes a los que se enfrentaba el proyecto. Al no trabajar en etapas tuvieron que solapar sus funciones para poder entregar a los interesados y que para Acme eran visibles las acciones tomadas por la consultora al participar constantemente de las reuniones de Scrum (Planificación, Diarias y Entrega) haciendo transparente el manejo de la información.
Al finalizar el primer mes, no se cumplieron todas las espectativas, pero lograron finalizar los subprocesos más importantes determinados por el PO y ésto fue suficiente para restablecer las operaciones de la sucursal de Acme. Luego de la primera retrospectiva, el Equipo Scrum conformado por los consultores, el PO y el SM visualizaron las cosas positivas del cambio en la forma de trabajar y se comprometieron a mejorar algunos aspectos del desarrollo del proyecto de cara al nuevo Sprint.
Y de esta forma ilustrativa pudimos observar como la consultora ATOMOS logró adaptarse a los requerimientos de un cliente, forzando a cambiar sus procedimientos para el desarrollo de proyectos y su cultura de trabajo adoptando un marco ágil. Contrarrestando de esta forma una debilidad, incrementando sus fortalezas y aumentando potencialmente la oportunidad de hacer crecer su cartera de clientes.
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1. Información extraída de Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/Acm%C3%A9
2. Consultora ficticia para fines educativos.
3. Una combinación de metodologías como: PMI, PRINCE2, SIX SIGMA, CMMI.
